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公司的5个章各有什么用?该如何保管?

浏览量: 319 时间:2019-08-21 15:54:58

一、公司的几个章各有什么用?

公司注册成立下来,都会有3-5枚章,每一个章的作用都不相同,因为公司印章是有一定的法律效应,所以,了解每一枚章都有什么作用就很有必要。公司印章主要有三枚,公章,财务章,法人私章,还有两枚分别是合同章以及发票章。



1、公章,是法律效力最大的一枚章,只要是以公司名义发出的文件,比如和客户签订的合同,对外发出的信函,公文,证明等其他法律文件都需要用到公司公章,一般来说,公章都是由公司的董事长或者是公司的总经理保管使用。
2、财务章,一般公司用于一个对外的财务往来结算会使用到,比如跟银行的各种凭证来往,支出单,汇款单等,可能财务人员使用的比较多,多用于财务主管或者是出纳使用。
3、法人私章,主要用于公司的一些决议以及办理相关的事务会用到,比如公司的设立需要用到法人私章,公司的基本户开户,支票的背书的用印等。法人印章的印模里含有公司的名称、发票专用章字样、税务登记号。


4、相对的,除了公章,财务章,法人私章之外,还有一些公司有,发票章,合同章,合同是对外签订合同所使用到,在合同上加盖合同专用章,公司就必须承担相应的法律责任,一般来说,公司成立初期可以直接使用公章进行盖合同,这样可以减少遗失补办的风险。
5、发票章,公司或者是单位,个体户在进行购买和对外开立发票的时候,需要使用发票章,盖在发票上或者是发票领用簿才有效。根据法律规定,通常需要在发票联和抵扣联加盖发票专用章。
最后需要注意的是,公司印章需要妥善保管,遗失了就需要补办以及在报纸上刊登遗失声明,补办刻章的时候,需要带上公安机关的报案回执以及登报声明,刻章补办申请书等进行备案,到公安局备案,之后再到指定的刻章地点进行刻章补办。



二、什么情况下需要刻?

1、公司新设立时,一般需要全套章

包括:公章、合同章、发票章、财务章、法人章。


2、印章丢失

一旦发生印章丢失,首先要做丢失登报公示,之后到公安局备案(备案时需法人到场),最后找有资质的机构刻制新的印章即可。

3、印章损毁

如发生印章损毁,直接登报公示原印章作废,之后到公安局备案(备案时不需法人到场),最后刻制新印章即可。

4、公司名称变更

若发生公司名称变更,要先到公安局备案(备案时不需法人到场)之后重新刻制全套印章即可。

5、业务需要

很多公司因为业务需要,需要多枚合同章,这时的合同章也是每个章都有自己唯一的识别编号和芯片。

(注:一家公司可以拥有多枚合同章,但是公章、发票章、财务章一家公司只能拥有一枚,由于法人章并不需要在公安局备案,所以法人章并不需要在公安局在公安局备案,所以法人章不限,但如果法人章有在银行备案的话,则另说。)

三、公司的印章应该如何保管?

公司各种印章的权限不一,所有文件加盖印章都必须得到重视。所以说公司印章的保管工作必须要引起重视。

公司印章的保管,应实行印章专人保管、负责人印章与财务专用章分管的制度,并严格执行保管人交接制度。一般来说,公司印章的保管具体可以采用以下措施。

1、印章管理者:明确印章管理者的岗位法律风险防控意识及责任

公司可以要求印章保管或管理者签订“法律风险岗位承诺书”,明确保管者的法律风险防控意识及职责,同时也要加强对他们印章管理工作的法律防范教育,使其充分认识到印章的重要性,加强印章管理的技能和法律风险防范意识。

在加强管理者的岗位意识的同时,也要建立规范的印章管理规定,如:明确印章管理者的管理职责,规范印章使用的业务流程,以及定期检查印章使用情况等,使印章管理工作做到有规可依,有章可循。

2、印章使用:建立并使用统一的印章使用审批制度和使用登记表

公司应建立并使用统一的印章使用审批制度和使用登记表,使用者要遵守公司的印章使用规定。一般来说,经企业领导批准后,印章使用者应填写统一的用印登记表,企业文书人员对用印文件要认真审查,审核与申请用印内容、用印次数是否一致,然后才能在相关文件上用印。

需要注意的是,使用印章时,要确保由印章保管人员亲自用印,不能让他人代为用印,同时不能让印章离开印章保管人员的视线。一般情况下,未经企业主要领导亲自批准,不允许使用者将印章携带外出,即使需要外出携带,最好指定可信任的人随往,确保印章安全。

3、严格控制或禁止在空白文件上盖印章

印 章使用过程中,印章管理者一定要确保使用者不能在空白文件,如空白纸张、空白单据、空白介绍信等上面加盖公司印章,如遇特殊情况,必须要经过公司核心管理者的同意,如果加盖印章的空白文件无用后,持有者也要该空白文件退回印章管理部门(如行政部、办公室),请其妥善处理,从而确保用章安全。

4、对变更或撤销的部门或公司及时处理相关印章

企 业所属部门发生变更或被撤销后,印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录;所属分公司注销后,在工商注销手续完成后,必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录;项目部关闭后,项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门。企业印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁,用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。

5、印章不小心遗失了,该怎么办?

印章遗失必须在第一时间向公安机关报案,并取得报案证明,同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。

之后,在进行补刻时,要拿上公安机关的报案回执、登报申明、补刻印章申请书等材料到当地公安机关进行备案,然后到指定印章公司进行刻章。

提示:公章丢失,即使自己保留了所有的公章信息,例如样式和编码,也不能私自进行刻章,否则将面临拘留的行政处罚。

四、公司印章的法律效力如何?

对印章法律效力的评判,是价值判断而非事实认定,所以主要体现在发生争议时。简单举几个经常会碰到的情形:

1、错用印章

内部印章对外使用,如人力章、行政章对外签订合同。印章类型错误使用,如对账单上加盖税务章,劳动合同加盖财务章。一般情形下仅有印章不发生效力,但如盖章的同时有经办人签字,则是否对公司生效取决于该经办人是否为代理人或合同指定的特定经办人。

2、伪造印章

如果经鉴定与工商、公安备案的印鉴不一致,一般可认定不代表公司意思,也就是公司无需对此负责。但是,如果公司的法定代表人同时有签字(不是签章),一般会 推定对公司有约束力;如果与相同的交易对象有类似交易并已履行完毕(典型如之前的合同、对账等),也会推定对公司有约束力。

3、分公司印章的效力

根据公司法,分公司不具备法人资格,产生的责任由公司承担,其地位类似于公司的内设机构。但分公司与普通内设机构因公司法的特殊规定而产生不同的后果,如分公司可以作为民事纠纷中的被告,而内设部门就不行。公司的事务加盖分公司的印章,一般会对公司有约束力。


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